Berechtigungen und Betrieb
Berechtigungen einrichten
Die Clearing-Aufgabe wird der Gruppe SNC_INVOICE.Clearing zugewiesen. Ordnen Sie dieser Gruppe nur die Personen oder Gruppen zu, die Unternehmens- und Geschäftspartnerdaten prüfen und pflegen dürfen.
Die exportierten Masken und Workflows enthalten für die Gruppe Jeder weitreichende Standardrechte (RWDELP). Behandeln Sie diese Rechte als Ausgangskonfiguration des Pakets, nicht als produktive Berechtigungskonzeption.
- Prüfen Sie die Berechtigungen an Masken, Aspektzuordnungen und Workflow-Vorlagen.
- Beschränken Sie Erfassung, Änderung und Löschung nach dem Least-Privilege-Prinzip.
- Prüfen Sie den Zugriff auf die Aktionen Neuer Beleg (KI) und Neue Belege (KI).
- Testen Sie die Clearing-Aufgabe mit einem Benutzer aus der Clearing-Gruppe und einem Benutzer ohne diese Berechtigung.
Regelmäßiger Betrieb
Prüfen Sie nach Updates von ELO Invoice, ELO Flows oder dem KI-Dienst die Verarbeitung mit repräsentativen Belegen. Kontrollieren Sie dabei sowohl direkt erkennbare Belege als auch Fälle, die den Clearing-Prozess auslösen.
Verwenden Sie bei Störungen folgende Informationen für die Analyse:
- Beleg-ID und Zeitpunkt der Verarbeitung
- verwendete Aktion oder Workflow
- Ergebnis der Extraktion und betroffene Metadaten
- Status der Clearing-Aufgabe
- aktive Parameterwerte
- Erreichbarkeit der angebundenen Dienste
Datenschutz und Sicherheit
Belege können personenbezogene, finanzielle und geschäftskritische Informationen enthalten. Legen Sie vor dem Produktivbetrieb fest, welche Belegdaten an externe Dienste übertragen werden dürfen, wie lange sie gespeichert werden und wer auf Protokolle zugreifen darf.
Prüfen Sie insbesondere Vertragsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Datenregion und Zugriffsschutz des verwendeten KI- oder Konvertierungsdienstes.
API-Keys und Secrets dürfen nicht in Systemprompts, Lieferanten-Prompts, YAML-Dateien, Screenshots oder Versionskontrolle eingetragen werden. Verwenden Sie eine dedizierte Credential mit den geringstmöglichen Berechtigungen und definieren Sie einen geregelten Ablauf für Rotation, Sperrung und Erneuerung (siehe KI-Anbindung).
Fehler eingrenzen
Bei fehlenden oder unvollständigen Ergebnissen prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Credential, Erreichbarkeit des KI-Endpunkts, TLS-/Proxy-Konfiguration und Ablaufdatum des API-Keys.
- Lesbarkeit und Vollständigkeit des Belegs.
- Aktivierung und Erreichbarkeit der verwendeten Vorverarbeitung.
- Qualität des ELO-Volltexts, wenn diese Option aktiviert ist.
- Inhalt und Struktur des Systemprompts sowie die zurückgegebene JSON-Ausgabe.
- Stammdaten für Unternehmen und Geschäftspartner.
- Berechtigungen und Zuweisung der Clearing-Gruppe.