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E-Mail Import [NEU]

Warnung

Dieses Feature steht ausschließlich in Business Central 28 (und höher) zur Verfügung. In älteren BC-Versionen ist diese Funktion nicht enthalten.

Der E-Mail Import ermöglicht den automatischen Abruf von E-Rechnungs-Dateien (XML, ZUGFeRD-PDF) aus einem konfigurierten BC E-Mail-Konto. Er nutzt den eingebauten BC E-Mail-Connector. Eine separate Azure-App-Registrierung ist nicht erforderlich. Die abgerufenen Anhänge werden automatisch in den Import Aufgabenwarteschlangenpuffer übertragen und von dort durch die bestehende Import-Aufgabenwarteschlange verarbeitet.

Voraussetzungen

Damit der E-Mail Import genutzt werden kann, muss in Business Central unter E-Mail-Konten mindestens ein Konto eingerichtet sein, das den Posteingangs-Abruf unterstützt (z. B. Microsoft 365 mit Exchange Online).

Einrichtung

E-Mail Import Einrichtung öffnen

Öffnen Sie die E-Rechnung Einrichtung und klicken Sie im Bereich Import auf die Aktion E-Mail Import Setup.

Felder

Allgemein

  • Aktiviert: Schaltet den automatischen E-Mail-Import ein. Kann erst aktiviert werden, nachdem ein E-Mail-Konto ausgewählt wurde.

E-Mail-Konto

  • E-Mail-Konto: Das BC E-Mail-Konto, dessen Posteingang auf E-Rechnungs-Anhänge überwacht werden soll. Auswahl über die Schaltfläche rechts neben dem Feld.
  • E-Mail Adresse: Die Adresse des gewählten Kontos (schreibgeschützt, wird automatisch befüllt).

Filter

  • Betrefffilter: Optional. Nur E-Mails, deren Betreff diesen Text enthält (Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Leer = kein Filter.
  • Absenderfilter: Optional. Nur E-Mails von dieser Absenderadresse (exakte Übereinstimmung, Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert). Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. Leer = kein Filter.
Hinweis

Gefilterte E-Mails werden nicht als gelesen markiert und verbleiben im Posteingang. Sie können bei einer späteren Änderung der Filtereinstellungen erneut verarbeitet werden.

Dateitypen

  • XML-Anhänge importieren: XML-Anhänge (XRechnung UBL, Peppol) importieren. Standard: Ja.
  • PDF-Anhänge importieren: PDF-Anhänge (ZUGFeRD) importieren. Standard: Ja.

Optionen

  • Max. E-Mails pro Lauf: Maximale Anzahl E-Mails pro Abruf (Standard: 50, Min: 1, Max: 999). Wird das Limit erreicht, wird Letzte Synchronisierung nicht aktualisiert, sodass beim nächsten Lauf der verbleibende Batch abgerufen wird.
  • Letzte Synchronisierung: Datum/Uhrzeit der letzten erfolgreichen Synchronisierung (schreibgeschützt). Es werden nur E-Mails verarbeitet, die nach diesem Zeitpunkt eingegangen sind.

Aktivierung

  1. Wählen Sie über das Lookup-Feld ein E-Mail-Konto aus.
  2. Klicken Sie auf Verbindung testen, um zu prüfen, ob das Konto erreichbar ist.
  3. Setzen Sie Aktiviert auf Ja.

Betrieb

Automatischer Abruf (Aufgabenwarteschlange)

Der E-Mail-Abruf ist in die bestehende Import-Aufgabenwarteschlange integriert. Bei jedem Lauf wird vor der Verarbeitung des Puffers automatisch der E-Mail-Abruf durchgeführt.

Ablauf eines Abrufs:

  1. Ungelesene E-Mails werden ab dem Zeitpunkt Letzte Synchronisierung aus dem konfigurierten Konto gelesen.
  2. Optional: Betreff- und Absenderfilter werden angewendet. Gefilterte E-Mails werden übersprungen und bleiben ungelesen.
  3. Für jede E-Mail, die den Filter passiert: Anhänge werden geprüft.
  4. XML- und/oder PDF-Anhänge (je nach Einstellung) werden in den Import Aufgabenwarteschlangenpuffer übertragen.
  5. Die verarbeitete E-Mail wird als gelesen markiert.
  6. Nach dem Lauf: Letzte Synchronisierung wird aktualisiert (nur wenn das Batch-Limit nicht erreicht wurde).
  7. Ein Protokolleintrag wird geschrieben (Erfolg/Fehler, Anzahl E-Mails, Anzahl übersprungen, Anzahl Anhänge, Dauer).

Manueller Abruf

Auf der Seite E-Mail Import Setup stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

  • Verbindung testen: Prüft, ob das gewählte E-Mail-Konto in BC noch vorhanden ist, und zeigt die E-Mail-Adresse an.
  • E-Mails jetzt abrufen: Führt einen sofortigen manuellen E-Mail-Abruf aus und zeigt das Ergebnis als Meldung an.
  • Import Aufgabenwarteschlangenpuffer: Öffnet die Puffertabelle zur Einsicht und manuellen Weiterverarbeitung.
  • Importprotokoll: Öffnet das E-Mail-Import-Protokoll.

Import-Protokoll

Das E-Mail-Import-Protokoll dokumentiert jeden Abrufvorgang. Über die Aktion Details zu einem Protokolleintrag kann das Detailprotokoll geöffnet werden, das jeden Anhang einzeln auflistet.

Protokollfelder

  • Lfd. Nr.: Fortlaufende Nummer des Eintrags.
  • Ausführungsdatum/-uhrzeit: Datum und Uhrzeit des Abrufs.
  • Status: Erfolgreich oder Fehler.
  • Nachricht: Ergebnismeldung (Anzahl verarbeiteter E-Mails, übersprungen, importierte Anhänge) oder Fehlermeldung.
  • Verarbeitete E-Mails: Anzahl E-Mails, die den Filter passiert haben.
  • Übersprungene E-Mails: Anzahl E-Mails, die durch den Filter ausgeschlossen wurden.
  • Importierte Anhänge: Anzahl erfolgreich in den Puffer übertragener Anhänge.
  • Dauer (ms): Laufzeit des Abrufs in Millisekunden.
  • Benutzer-ID: Benutzer, der den Abruf ausgelöst hat.
  • Ausgelöst von: Manuell oder Aufgabenwarteschlange.
  • E-Mail-Konto: E-Mail-Adresse des verwendeten Kontos.

Das Protokoll kann über die Aktion Log leeren auf der Protokollseite vollständig bereinigt werden.

Detailprotokoll

Für jede verarbeitete E-Mail und jeden Anhang wird ein Detaileintrag geschrieben:

  • Importiert: Anhang wurde erfolgreich in den Puffer übertragen.
  • Übersprungen (Filter): E-Mail wurde durch den Betreff- oder Absenderfilter ausgeschlossen.
  • Übersprungen (Dateityp): Anhang hat keinen importierbaren Dateityp (kein XML/PDF oder entsprechender Typ nicht aktiviert).
  • Fehler: Anhang konnte nicht importiert werden (z. B. leerer Inhalt).

Fehlerbehebung

Problem Lösung
Aktivierung nicht möglich Es muss zuerst ein E-Mail-Konto ausgewählt werden.
Verbindungstest schlägt fehl Das gewählte BC E-Mail-Konto existiert nicht mehr. Konto erneut auswählen oder in der BC E-Mail-Einrichtung prüfen.
Keine E-Mails importiert Prüfen: Gibt es ungelesene E-Mails nach Letzte Synchronisierung? Stimmen Betreff-/Absenderfilter? Sind die gewünschten Dateitypen (XML/PDF) aktiviert?
E-Mails werden wiederholt importiert Es werden nur ungelesene E-Mails abgerufen. Falls E-Mails trotzdem mehrfach erscheinen, prüfen Sie, ob das Konto das Markieren als gelesen unterstützt.
Anhang hat leeren Inhalt Detailprotokoll zeigt Status Fehler mit Meldung „Attachment content is empty." – Anhang in der Original-E-Mail prüfen.
Batch-Limit erreicht Wenn Max. E-Mails pro Lauf erreicht wird, bleibt Letzte Synchronisierung unverändert. Beim nächsten Lauf wird der Abruf fortgesetzt. Ggf. Limit erhöhen oder Abruf-Intervall der Aufgabenwarteschlange verkürzen.
Fehlermeldungen erscheinen auf Englisch Die Fehlermeldungen der Aufgabenwarteschlange sind BC-Standardlogik und können nicht geändert werden.